Dlaczego firma po szkoleniu nadal stoi?
Właściciele firm wydają tysiące złotych na szkolenia swoich zespołów. Pracownicy poznają nowe narzędzia, strategie i metody działania.
Wracają z notatkami, prezentacjami oraz listą pomysłów, które, przynajmniej w teorii, powinny poprawić sprzedaż, marketing albo sposób zarządzania firmą. Przez kilka dni po szkoleniu rzeczywiście czuć energię. Pojawiają się pomysły na zmianę procesu sprzedaży, poprawę oferty, uporządkowanie CRM-u albo zupełnie nową kampanię marketingową. Wydaje się, że firma właśnie zrobiła ważny krok do przodu.
Mijają jednak dwa tygodnie. Potem miesiąc.
W kalendarzu pojawiają się kolejne spotkania, klienci przesyłają pilne zapytania, ktoś wypada z pracy, trzeba poprawić ofertę, rozwiązać reklamację albo zastąpić nieobecnego pracownika.
I nagle okazuje się, że z całego szkolenia pozostały przede wszystkim notatki.
Wiedza została zdobyta. Zmiana nie nastąpiła.
Firma nie potrzebuje już tylko więcej wiedzy
Przez lata brak wiedzy rzeczywiście mógł być jednym z najważniejszych ograniczeń rozwoju firmy. Dostęp do dobrych metod sprzedaży, nowoczesnych narzędzi marketingowych czy sprawdzonych modeli zarządzania był znacznie trudniejszy. Dzisiaj sytuacja wygląda inaczej. Wiedza jest dostępna niemal natychmiast. Można kupić książkę, obejrzeć webinar, zapisać się na kurs, skorzystać z materiałów na YouTube albo poprosić sztuczną inteligencję o przygotowanie strategii działania.
Problemem coraz rzadziej jest więc brak informacji, jest nim za to przejście od wiedzy do działania.
Można przyjąć, że z dużej części szkoleń do codziennej pracy trafia jedynie niewielki fragment przekazanych treści. Reszta zostaje w prezentacjach, segregatorach, notatnikach i rozmowach przy kawie. Dzieje się tak jednak wcale nie dlatego, że szkolenie było złe ani że pracownicy nie chcą się rozwijać.
Najczęściej dlatego, że firma nie stworzyła warunków, w których nowa wiedza mogłaby zostać bezpiecznie sprawdzona, przełożona na konkretne zadania i włączona do codziennego sposobu pracy.
Dwa scenariusze, które powtarzają się w firmach
Pierwszy scenariusz zaczyna się od entuzjazmu.
Pracownik wraca ze szkolenia i opowiada właścicielowi lub zespołowi o nowych możliwościach. Być może przygotowuje nawet krótką prezentację i pokazuje rozwiązania, które warto zastosować.
Wszyscy się zgadzają, bo pomysł jest rozsądny, a kierunek wydaje się właściwy. Zmiana mogłaby przynieść firmie realne korzyści. Pada więc zdanie: Dobrze, spróbujmy to wdrożyć.
I właśnie wtedy zaczynają się problemy. Osoba, która uczestniczyła w szkoleniu, zna metodę teoretycznie, ale nie ma jeszcze doświadczenia w jej stosowaniu. Każdy kolejny krok wiąże się z ryzykiem błędu. Trzeba podjąć decyzję, przekonać innych, zainwestować czas, a czasem również pieniądze. Pojawia się presja.
Co się stanie, jeśli eksperyment nie przyniesie wyniku? Jak zareaguje właściciel? Czy zespół nie uzna całego pomysłu za stratę czasu?
Im dłużej trwa analizowanie potencjalnych zagrożeń, tym trudniej rozpocząć działanie. Ostatecznie projekt zostaje odłożony na później.
Drugi scenariusz jest jeszcze bardziej wymagający.
Pracownik wraca ze szkolenia i niemal automatycznie zostaje liderem zmiany.
Zespół oczekuje: Skoro byłeś na szkoleniu, powiedz nam teraz dokładnie, co mamy robić.
Problem polega na tym, że prawdziwa zmiana rzadko ogranicza się do przekazania instrukcji. Najczęściej wymaga zmiany codziennych zachowań, przyzwyczajeń, odpowiedzialności, a czasem również sposobu rozliczania pracy.
Wtedy pojawia się opór.
Ktoś uważa, że obecny sposób działania jest wystarczająco dobry. Ktoś inny nie ma czasu na testowanie nowych rozwiązań. Jeszcze ktoś czeka, aż pierwsze efekty pokażą inni.
Czasami podobna postawa pojawia się również po stronie właściciela:
– Najpierw pokażcie, że to działa. Wtedy będziemy to wdrażać szerzej.
Brzmi rozsądnie, ale prowadzi do pułapki. Aby pokazać wynik, ktoś musi najpierw wykonać pracę, podjąć ryzyko i przeprowadzić test. Jeśli jednak nikt nie ma do tego wystarczających zasobów, uprawnień ani wsparcia, zmiana zatrzymuje się jeszcze przed rozpoczęciem.
Trzy błędy, przez które szkolenia nie przynoszą efektów
1. Firma próbuje wdrożyć zbyt dużo naraz
Dobre szkolenie potrafi wygenerować wiele pomysłów. Uczestnicy widzą dziesiątki możliwości poprawy obecnego sposobu działania.
Można zmienić sposób kwalifikowania klientów.
Można poprawić oferty.
Można wdrożyć nową strukturę spotkań.
Można przebudować CRM.
Można uruchomić kampanię.
Można przygotować nowe materiały sprzedażowe.
Jeśli firma próbuje zrealizować wszystkie te pomysły jednocześnie, to gotowy przepis na…brak zmiany.
Zespół tworzy listę kilkudziesięciu zadań, ale nie określa, które z nich jest najważniejsze. Pracownicy zaczynają kilka projektów, jednak żaden nie otrzymuje wystarczająco dużo uwagi, aby doprowadzić go do końca.
W efekcie pomysłów jest coraz więcej, ale realna zmiana nie następuje.
2. Nikt nie odpowiada za przełożenie wiedzy na działanie
Zdanie „musimy to wdrożyć” nie jest jeszcze decyzją. Aby zmiana rzeczywiście ruszyła, trzeba odpowiedzieć przynajmniej na kilka pytań:
Kto jest odpowiedzialny za pierwszy krok?
Co dokładnie ma zostać wykonane?
Do kiedy?
Jakie zasoby są potrzebne?
Po czym poznamy, że rozwiązanie działa?
Bez tych ustaleń odpowiedzialność rozmywa się pomiędzy członkami zespołu.Każdy zgadza się, że temat jest ważny, ale nikt nie czuje, że to właśnie od niego zależy rozpoczęcie działania.
3. Codzienność firmy zawsze wygrywa ze zmianą
Zmiana wymaga przestrzeni.
Tymczasem większość organizacji działa pod nieustanną presją bieżących zadań. Trzeba odpowiedzieć klientowi, przygotować ofertę, rozwiązać problem, poprowadzić spotkanie, zastąpić pracownika albo zrealizować zamówienie.
Nowy projekt nie krzyczy tak głośno jak niezadowolony klient. Nie ma jeszcze konkretnego terminu, nie generuje natychmiastowego przychodu i nie powoduje widocznego kryzysu. Dlatego bardzo łatwo przesunąć go na kolejny tydzień. A później na następny.
W ten sposób pilne zadania systematycznie wypierają zadania ważne.
Jedna decyzja, której zespół nie potrafił podjąć
Mechanizm ten bardzo wyraźnie widać podczas symulacji biznesowej MPPM Sprint.
Wyobraźmy sobie salę, w której ustawiono kilka stołów. Na każdym znajdują się plansze, karty decyzji, scenariusze, zestawienia liczb i określony budżet zespołu. Uczestnicy zajmują miejsca. Ktoś jeszcze idzie po kawę. Ktoś zaczyna przeglądać materiały. Inna osoba od razu analizuje dane i próbuje przewidzieć, jakie decyzje przyniosą najlepszy rezultat. Po chwili zespół musi wybrać lidera.
Przy jednym stole odbywa się to niemal naturalnie. Przy innym uczestnicy przez kilka minut dyskutują, kto powinien przejąć odpowiedzialność. Czasami nikt nie chce prowadzić, ponieważ rola lidera oznacza również konieczność podejmowania decyzji pod presją czasu. W końcu zespoły rozpoczynają pracę.
Scenariusz zakłada, że na początku należy wykonać jedno konkretne działanie. Nie przygotować całej strategii. Nie naprawić całej firmy. Nie przewidzieć wszystkich możliwych wariantów. Trzeba wybrać pierwszy krok. Zespół ma około dwudziestu minut na podjęcie decyzji. Niemal podczas każdej edycji pojawia się jednak stół, przy którym ktoś mówi:
– Nie ma sensu robić tylko jednej rzeczy. Skoro już nad tym pracujemy, od razu poukładajmy wszystko.
I wtedy zaczyna się dyskusja. Jedna osoba chce zacząć od sprzedaży. Druga uważa, że bez marketingu nie będzie klientów. Trzecia zwraca uwagę na ofertę. Ktoś jeszcze proponuje zmianę procesów albo struktury organizacyjnej. Każdy argument ma sens. Każdy uczestnik opiera się na własnym doświadczeniu.
– U nas zadziałało coś innego.
– Najpierw trzeba poprawić sprzedaż.
– Bez dodatkowego ruchu marketingowego nic się nie zmieni.
– Zanim uruchomimy marketing, musimy uporządkować ofertę.
Mija dwadzieścia minut. Potem czterdzieści. Po godzinie zespół ma rozbudowany plan. Przeanalizował wiele możliwości, przewidział różne scenariusze i podzielił się ogromną ilością wiedzy. Problem polega na tym, że nadal nie wykonał pierwszego zadania.
W końcu przychodzi informacja zwrotna z rynku. W ramach symulacji zmieniają się zachowania klientów, koszty albo poziom sprzedaży. Okazuje się, że sytuacja wygląda inaczej, niż zakładał zespół. Część planu trzeba wyrzucić, a inną część należy gruntownie przebudować. Godzina analizy praktycznie przestaje mieć znaczenie. Runda się kończy, a zadanie pozostaje niewykonane. Budżet został wykorzystany, lider jest zmęczony, a zespół zaczyna odczuwać frustrację.
I właśnie wtedy na sali często zapada cisza.
Uczestnicy rozumieją, że nie popełnili błędu charakterystycznego wyłącznie dla gry. Zobaczyli w przyspieszonym tempie dokładnie ten sam mechanizm, który codziennie występuje w ich firmach. Próbowali zaplanować wszystko, zanim sprawdzili pierwszy krok. Zamiast zdobyć informację zwrotną z rynku, inwestowali czas w tworzenie kompletnego rozwiązania. Zamiast przetestować jedną hipotezę, próbowali przewidzieć przyszłość.
Dlaczego warsztat częściej prowadzi do działania?
Szkolenie zazwyczaj odpowiada na pytanie: „Co warto robić?”
Dobry warsztat powinien pójść o krok dalej i odpowiedzieć również na pytania:
„Co dokładnie zrobimy jako pierwsze?”
„Kto bierze za to odpowiedzialność?”
„Do kiedy wykonamy zadanie?”
„Jak sprawdzimy rezultat?”
Różnica nie polega więc wyłącznie na formie prowadzenia zajęć, a na sposobie pracy uczestników.
Podczas szkolenia można poznać metodę budowania kampanii sprzedażowej. Podczas warsztatu zespół powinien przygotować pierwszy fragment własnej kampanii.
Podczas szkolenia można dowiedzieć się, jak prowadzić skuteczniejsze rozmowy z klientami. Podczas warsztatu uczestnicy powinni stworzyć scenariusz rozmowy i od razu sprawdzić go w praktyce.
Podczas szkolenia można poznać zasady pracy w CRM-ie. Podczas warsztatu trzeba ustalić konkretne etapy procesu, odpowiedzialności oraz reguły aktualizowania danych.
Wiedza nadal jest potrzebna, ale wiedza sama w sobie nie zmienia organizacji. Zmienia ją dopiero działanie wykonane przez konkretną osobę, w określonym terminie, a następnie sprawdzone na podstawie rzeczywistych rezultatów.
Nie trzeba od razu naprawiać całej firmy
Właściciele często odkładają decyzje, ponieważ wydaje im się, że rozpoczęcie zmiany oznacza konieczność przeprowadzenia dużego projektu. Nowy proces sprzedaży kojarzy się z wielomiesięcznym wdrożeniem. Nowa kampania z przygotowaniem kompletnej strategii. Uporządkowanie CRM-u z przebudową całego systemu.
Tymczasem pierwszym krokiem nie musi być rozwiązanie wszystkich problemów, tylko wybranie jednego segmentu klientów albo przygotowanie jednej wiadomości. Czasem jest to przetestowanie jednego scenariusza rozmowy lub skontaktowanie się z dziesięcioma firmami. A czasem ustalenie jednej reguły pracy w CRM-ie czy zmiana jednego etapu oferty.
Następnie trzeba zebrać informację zwrotną, ocenić rezultat i dopiero wtedy zaplanować kolejny ruch. Nie jest to sposób tak spektakularny jak wielka strategia zapisana na kilkudziesięciu slajdach. Jest jednak znacznie bardziej użyteczny, ponieważ firma nie zarabia na liczbie przygotowanych pomysłów, tylko na działaniach, które zostały wykonane, sprawdzone i powtórzone.
Czy Twoja firma potrzebuje więcej wiedzy?
Być może w Twojej organizacji również nie brakuje pomysłów, zespół zna narzędzia, pracownicy uczestniczyli w szkoleniach, na bazie których powstały prezentacje, procedury i rekomendacje. Mimo to wynik firmy nie zmienia się tak szybko, jak powinien.
W takiej sytuacji warto zadać pytanie: „Której decyzji nadal nie podjęliśmy?”
Być może problemem nie jest rynek, brak narzędzi ani niewystarczająca wiedza zespołu. Być może firma zatrzymała się dlatego, że ciągle próbuje znaleźć rozwiązanie kompletne, zamiast wykonać pierwszy krok i pozwolić, aby rzeczywistość dostarczyła informacji potrzebnych do podjęcia następnej decyzji.
Jak zacząć generować szanse sprzedaży bez wydawania pieniędzy na reklamę?
Jednym z obszarów, w których szczególnie często obserwujemy nadmiar planowania, jest pozyskiwanie klientów.
Firmy miesiącami przygotowują kampanie, rozbudowują strony internetowe, poprawiają materiały i czekają na odpowiedni moment. Tymczasem pierwsze szanse sprzedaży można zacząć generować znacznie wcześniej – wykorzystując zasoby, kontakty i kompetencje, które organizacja już posiada.
Przygotowaliśmy bezpłatny, 25-minutowy warsztat, podczas którego pokazujemy, od czego zacząć i jak krok po kroku uruchomić działania prowadzące do rozmów z potencjalnymi klientami, bez rozpoczynania od inwestycji w reklamę.
Link do rejestracji znajdziesz tutaj: www.uczesprzedawac.pl
Najlepszym sposobem na sprawdzenie pomysłu nie jest kolejny miesiąc analizowania. Jest nim wykonanie pierwszego, wystarczająco małego kroku jeszcze dzisiaj.
Dowiedz się, jak jeszcze możemy pomóc Twojej firmie rosnąć.