Wakacyjne porządki w firmie – 3 sposoby, by obniżyć koszty i przygotować biznes na wysoki sezon
Wakacje w wielu firmach często oznaczają wolniejsze tempo, mniej spotkań i mniej pilnych tematów. To dobry moment roku na porządki w firmie.
Nie chodzi jednak o reorganizację segregatorów czy porządki w skrzynce mailowej (choć i tam przydadzą się porządki). Warto wykorzystać spokojniejszy okres do sprawdzenia obszarów, w których firma niepotrzebnie traci pieniądze, płaci za niewykorzystywane rozwiązania albo odkłada wydatki, które za kilka miesięcy mogą pojawić się w nieodpowiednim momencie.
Dobrze przeprowadzone wakacyjne porządki w firmie mogą przynieść niższe koszty, lepszą organizację, większą kontrolę nad finansami i przygotowanie firmy na intensywniejszy sezon sprzedażowy.
Od czego zacząć? Oto trzy obszary, które warto sprawdzić.
Zrób porządek w bazie newsletterowej
Firmowa baza mailingowa powinna być aktywna. Gdy zamienia się w magazyn tysięcy kontaktów, które od wielu miesięcy nie otwierają żadnych wiadomości, staje się w zasadzie bezużyteczna. Ma to znaczenie z kilku powodów.
Po pierwsze, wiele narzędzi do email marketingu, takich jak GetResponse czy MailerLite, uzależnia wysokość abonamentu od liczby kontaktów w bazie. Możesz więc płacić wyższy abonament tylko dlatego, że przechowujesz setki lub tysiące nieaktywnych odbiorców.
Po drugie, duża liczba nieaktywnych kontaktów pogarsza statystyki kampanii mailingowych i może negatywnie wpływać na dostarczalność wiadomości.
Jak zrobić audyt bazy mailingowej?
Zacznij porządki w firmie od wykonania kilku prostych kroków, by sprawdzić bazę.
Sprawdź aktywność odbiorców.
Przeanalizuj, którzy użytkownicy od kilku miesięcy nie otwierają Twoich wiadomości ani nie klikają w zawarte w nich linki. Tak jak wspomnieliśmy powyżej, sama liczba kontaktów nie jest najważniejsza. Znacznie więcej mówi o wartości bazy to, ilu odbiorców rzeczywiście reaguje na komunikację.
Przeprowadź kampanię reaktywacyjną.
Zanim usuniesz nieaktywnych odbiorców, możesz spróbować ich odzyskać, wysyłając krótką wiadomość: Nadal chcesz otrzymywać od nas wiadomości?
Dodaj wyraźny przycisk lub link potwierdzający chęć pozostania w bazie. To również okazja, aby przypomnieć, jaką wartość odbiorca będzie otrzymywał: wiedzę, oferty specjalne, informacje branżowe, promocje czy dostęp do materiałów.
Usuń lub zarchiwizuj nieaktywne kontakty.
Jeżeli odbiorca od miesięcy jest nieaktywny i nie zareagował również na wiadomość reaktywacyjną, przechowywanie go w aktywnej bazie nie ma biznesowego uzasadnienia.
Po uporządkowaniu kontaktów sprawdź, czy możesz przejść na niższy pakiet abonamentowy. Dzięki temu możesz jednocześnie:
- obniżysz miesięczne koszty,
- poprawisz wskaźniki otwarć i kliknięć,
- zwiększysz jakość bazy,
- poprawisz dostarczalność kolejnych kampanii.
Pamiętaj, że dobra baza mailingowa jest przede wszystkim aktywna.
Przeprowadź audyt firmowych subskrypcji
Kilka lub kilkanaście abonamentów po 30, 50 czy 100 zł miesięcznie nie wygląda groźnie. Jeśli jednak spojrzymy na nie w skali roku, to suma robi się pokaźna.
Canva, Calendly, banki zdjęć, narzędzia SEO, aplikacje do grafiki, systemy do automatyzacji, programy do zarządzania projektami, narzędzia AI, płatne wtyczki czy licencje – współczesne firmy korzystają z dużej liczby usług działających w modelu subskrypcyjnym. Część z nich rzeczywiście wspiera biznes. Ale za część płacimy tylko dlatego, że kiedyś założyliśmy konto i nigdy nie anulowaliśmy abonamentu.
Jak znaleźć niepotrzebne koszty w firmie?
Najprostszy sposób to przejrzenie historii transakcji na firmowym rachunku lub karcie z ostatnich kilku miesięcy. Przy każdej cyklicznej płatności odpowiedz na trzy pytania:
- Czy rzeczywiście korzystamy z tego narzędzia?
- Czy wykorzystujemy możliwości pakietu, za który płacimy?
- Czy na rynku istnieje obecnie lepsza albo tańsza alternatywa?
Dobrą zasadą może być dodatkowe pytanie:
Czy korzystaliśmy z tego narzędzia w ciągu ostatnich 90 dni?
Jeżeli odpowiedź brzmi „nie”, warto dokładnie zastanowić się nad dalszym utrzymywaniem subskrypcji.
Jedno narzędzie zamiast trzech?
Rynek oprogramowania zmienia się obecnie bardzo szybko. Funkcje, które jeszcze kilka lat temu wymagały korzystania z kilku osobnych programów, dziś być może są w jednym systemie. Może się więc okazać, że zamiast płacić oddzielnie za:
- kalendarz spotkań,
- formularze,
- podstawowe automatyzacje,
- system mailingowy,
możesz znaleźć rozwiązanie obsługujące kilka tych obszarów jednocześnie.
Nie oznacza to, że najtańsze rozwiązanie zawsze będzie najlepsze. Liczy się stosunek kosztu do rzeczywistego wykorzystania narzędzia. Czasami warto zapłacić więcej za system, który oszczędza zespołowi kilka godzin miesięcznie. Nie ma natomiast większego sensu płacić za rozbudowany pakiet premium, jeżeli firma wykorzystuje zaledwie kilka procent jego możliwości.
Godzina poświęcona na audyt kosztów stałych w firmie może Ci przynieść oszczędności przez kolejne 12 miesięcy, warto więc ją poświęcić.
Sprawdź stan firmowego sprzętu i zaplanuj wydatki
Komputer zaczyna działać coraz wolniej. Telefon ma problemy z baterią. Drukarka coraz częściej wymaga restartu. Monitor niby działa, ale pracownik od miesięcy zgłasza problem.
Firmy bardzo często ignorują takie sygnały aż do momentu awarii, tylko gdy do niej dochodzi, decyzja zakupowa jest szybka i nagląca, bez przestrzeni na analizę wielu produktów czy ofert. Nie pytamy: „Jaki sprzęt będzie najlepszy dla naszej firmy?”, tylko „Co możemy kupić jeszcze dzisiaj?”.
To niemal zawsze oznacza gorszą pozycję negocjacyjną, mniejszy wybór oraz ryzyko przepłacenia.
Wakacyjny audyt sprzętu w firmie
W porządki w firmie włącz więc również audyt firmowych sprzętów. Przejrzyj najważniejsze urządzenia wykorzystywane przez zespół:
- komputery,
- laptopy,
- telefony,
- monitory,
- drukarki,
- urządzenia produkcyjne,
- narzędzia specjalistyczne.
Podziel je na trzy grupy:
1. Sprzęt sprawny
Nie wymaga działania.
2. Sprzęt wymagający obserwacji
Działa, ale pojawiają się pierwsze problemy.
3. Sprzęt do wymiany
Istnieje duże ryzyko awarii albo urządzenie realnie obniża produktywność pracownika.
Dzięki takiej klasyfikacji możesz przygotować prosty plan inwestycji w firmie na kolejne miesiące. Zamiast jednorazowo kupować pięć nowych komputerów, możesz na przykład zaplanować wymianę jednego lub dwóch urządzeń miesięcznie.
Pozwala to lepiej kontrolować przepływy pieniężne i uniknąć nagłych, dużych wydatków.
Szczególnie ważne przed sezonem wysokiej sprzedaży
Jeżeli Twój biznes jest sezonowy, wakacyjny przegląd kosztów i sprzętu powinien być częścią przygotowania do okresu największej sprzedaży.
W szczycie sezonu firma powinna koncentrować się przede wszystkim na sprzedaży, obsłudze klientów, realizacji zamówień oraz na pozyskiwaniu nowych kontraktów, a nie na wymianie komputerów, szukaniu drukarki dostępnej „na już” albo zastanawianiu się, dlaczego kolejna licencja właśnie podrożała.
Dlatego wydatki przewidywalne warto zaplanować zanim staną się pilne.
Wakacyjne porządki w biznesie – od czego zacząć?
Nie musisz przygotowywać wielkiego projektu optymalizacji firmy. Na początek wystarczą trzy krótkie działania:
1. Baza mailingowa
Sprawdź nieaktywnych odbiorców, przeprowadź reaktywację i zweryfikuj, czy możesz obniżyć abonament systemu mailingowego.
2. Subskrypcje
Przejrzyj firmowe płatności z ostatnich miesięcy i zaznacz narzędzia, których firma nie wykorzystuje albo wykorzystuje sporadycznie.
3. Sprzęt
Stwórz listę urządzeń, które mogą wymagać wymiany w ciągu najbliższych 6-12 miesięcy, i uwzględnij je w planowanych wydatkach.
To przecież nie są spektakularne działania, ale dzięki nim małymi krokami budujesz bardziej rentowną, przewidywalną i dobrze zarządzaną firmę. W biznesie liczy się przecież nie tylko to, ile pieniędzy firma potrafi zarobić, ale również, ile z tych pieniędzy potrafi zatrzymać i jak dobrze przygotowuje się na kolejne miesiące.