Jak dobry email może sprowokować konkretne działanie i jeszcze wywołać wdzięczność?

Można dostać gratulacje za maila? Okazuje się, że tak, nawet jeśli w jego treści prosisz by ktoś podczas najbliższego spotkania wręczył Ci 300 zł!

Dobre zrozumienie odbiorcy i kontekstu, szacunek, konkretna potrzeba, jasny tytuł, a do tego instrukcje, rozbijacze obiekcji, a wszystko w 850 znakach i automatyzacja CRM. Zobacz jak można napisać maila, do którego ludzie (trudna grupa, bo niezależni przedsiębiorcy) się zastosują i jeszcze Ci za niego podziękują.  Na początek kilka faktów i potwierdzenie jaką mamy sytuację obecnie:

• mailingu dostajemy na potęgę, mnóstwo z nich nie czytamy, zwłaszcza, jeśli są w sekwencji i już po tytule widać, że są nie dla nas. 
• są inne szybsze i lepsze formy dotarcia, choćby smsy. 
• żyjemy w dobie grup na messengerze, whatsupie, w erze Slacka, Asany

Wszystkie te narzędzia wykazują gdzie się da, że pozbyły się niedoskonałości wiadomości e mail, prezentują swoje przewagi, możliwości i w istocie mają rację. Maile nie są doskonałe. Ale nadal to kanał bardzo tani i co ważne, potrafi przynosić bardzo konkretne rezultaty. To teraz krótki opis.

Sytuacja wyjściowa:

Co miesiąc w grupie, która spotyka się w każdą środę, zbierane są wpłaty na catering. Za cały miesiąc z góry. To znaczy, że podczas pierwszego spotkania miesiąca powinny wpłynąć pieniądze od wszytskich obecnych.

Problem:

Członkowie zapominają o płatnościach i nie mają ze sobą gotówki.

Konsekwencje:

Skarbnik grupy, który pracuje w ramach wolontariatu, musi się bezpośrednio komunikować, windykować, ogólnie po obu stronach stwarza się sfera dyskomfortu i ogromna strata czasu. Do tego przedłużające się opóźnienia w zapłacie przekładają się na dziury w płatnościach za catering. 

Cel:

Zwiększyć liczbę skuteczność pobierania opłat pierwszego dnia miesiąca.

Pytanie które sobie zadaliśmy:

Jak dotrzeć do wszystkich (bez konieczności telefonowania), przygotować do dnia płatności, a przy okazji nie dać się przegapić (grupa ma kilka kanałów do komunikacji).

Rozwiązanie

Konkretna osoba, artykułuje konkretną prośbę i tu ważna kwestia- czyli  jak to robi. Wiadomo, że postawiłem na email. Ale aby chciano mnie przeczytać zwróciłem się osobiście i wskazałem, że to moja osobista prośba (istotnie taka jest, koordynuję pracę gospodarzy spotkania) – już w temacie maila. A potem zgodnie ze sprawdzoną strukturą:

• Fakt/Problem
• Konkretna prośba
• Osobiste konsekwencje
• Obiekcje i rozbijacze obiekcji.

Całość wypuściłem z CRM, ze spersonalizowanym przywitaniem.

Rezultat

Na 30 członków na spotkaniu opłatę wniosło 29 (trzydziesty doniósł po spotkaniu). 

14 osób zwróciło uwagę na maila, jego formę i wyraziło uznanie (to było szczególne zaskoczenie, bo tu nie było żadnej szczególnej magii). 

Całość wyglądała tak:

Temat: Prośba Jurgi przed spotkaniem w środę 3.08 

Cześć, [Imię],

chciałbym Cię prosić o pomoc. Jutro w ramach funkcji gospodarza spotkania, będziemy przy stoliku zbierać opłaty za śniadanie od wszystkich członków. To sporo zamieszania i trudności – a sezon urlopowy. Dlatego przygotuj proszę zgodne w gotówce 300 zł. Bardzo nam to ułatwi zadanie i da szansę na skorzystanie również z dobrodziejstw spotkania.

Dostajemy też czasem pytanie jak poniżej (rzuć okiem, może pomogą znaleźć rozwiązanie):

– Co jeśli mój gość nie będzie miał zgodnych lub opłaty – > najlepsza praktyka, to płacisz za niego,

– Co jeśli chcę zapłacić za jedno spotkanie -> jak wiesz, płacimy z góry za wszystkie spotkania w danym miesiącu bez odstępstw,

– Co jeśli zapomnę gotówki -> pożycz od kolegi z grupy, wypłać z bankomatu -> link

Z góry bardzo dziękuję za pomoc i do zobaczenia jutro!

Jak widać wielkiej filozofii w tym mailu nie znajdziecie. Najważniejsze to kierować się schematem, pisać szczerze, nie owijać w bawełnę, pomóc lub dać wartościową instrukcję ale całość zachować w grzecznym tonie.

A Wam, zdarzają się trudne maile do napisania? Jakie metody sprawdziły się u Was w korespondencji szef – pracownik, pracownik – pracownik, przełożony – podwładny etc.?

Sprawdź jak możemy pomóc Twojej firmie https://jbseurope.pl/uslugi/