Zrozum i zoptymalizuj działanie swojej firmy

Czyli o mapowaniu procesów – w czym może pomóc, dlaczego warto je przeprowadzić, jakie problemy pomoże Ci rozwiązać, a jakim zapobiec. Zobacz także jak w prosty sposób, przy użyciu darmowego narzędzia możesz narysować mapę procesów w swojej firmie.

Procesy są jak sieć. Pociągnięcie jednej nitki potrafi całkowicie zmienić cały układ, a konsekwencje pojedynczej zmiany idą dalej – mogą wpłynąć na pracę innych osób, działów, a czasem na funkcjonowanie całej firmy. Da się to przewidzieć, jeśli wiemy, że zmiana w punkcie A przynosi konsekwencje w puncie B i D, a te z kolei w punkcie Z. Dlaczego warto to wiedzieć? Świadomość mapy procesów i zależności pomiędzy nami pozwala zwiększyć świadomość zespołu, uniknąć kryzysów, a także zaoszczędzić pieniądze. Z pozoru błaha zmiana może mieć poważne konsekwencje dla całej firmy – grunt, żebyśmy mieli tego świadomość.

Zrozum, przeanalizuj i usprawniaj działania

Mapowanie pozwala na przejrzyste przedstawienie, jak przebiegają poszczególne czynności w firmie. Dzięki niemu zyskujemy lepsze zrozumienie sposobu, w jaki pracownicy realizują swoje zadania, a także jakie są relacje między różnymi działami i pracownikami. Zrozumienie działań to fundamentalny krok, który pozwala na poznanie, jak firma działa od wewnątrz. Przez narysowanie procesów dokładnie analizujemy wszystkie etapy i czynności zaangażowane w realizację określonego zadania lub dostarczenie produktu/usługi. Procesy mogą być złożone i obejmować różne działy i pracowników, w rezultacie dając szerszy obraz funkcjonowania organizacji.

W jaki sposób mapowanie procesów pomaga w zrozumieniu działań w firmie?

Pozwala zwizualizować procesy – przedstawia złożone działania w formie graficznej, często w postaci diagramów przepływu. Dzięki temu łatwiej jest zobaczyć całą sekwencję działań od początku do końca, identyfikować etapy i związki między nimi.
Identyfikuje kluczowe kroki: procesy składają się z różnych kroków, a mapowanie pozwala na skoncentrowanie się na tych najważniejszych. Możemy wyróżnić kluczowe etapy, które mają największy wpływ na rezultat końcowy lub wymagają szczególnej uwagi.
Wykrywa powtarzalnych elementów: często w organizacji istnieją powtarzalne czynności, które pojawiają się w różnych procesach. Mapowanie procesów pozwala na ich zidentyfikowanie, co otwiera możliwość standaryzacji i automatyzacji tych elementów.
Buduje świadomość podziału pracy, ponieważ ujawnia, kto jest odpowiedzialny za każdy etap w procesie. To pozwala na lepsze zrozumienie podziału pracy i struktury organizacyjnej firmy.
Wpływa na poznanie zależności i integracji w firmie. Procesy zazwyczaj przechodzą przez różne działy i obszary organizacji. Mapowanie procesów pozwala na zrozumienie, jak te działy współpracują i komunikują się między sobą.
Wykrywa niedociągnięcia. Przy mapowaniu procesów można zauważyć luki lub niedoskonałości w działaniach, które mogą prowadzić do problemów, błędów lub nieefektywności. To daje możliwość wcześniejszego reagowania i eliminacji potencjalnych zagrożeń.
Weryfikuje zgodność rzeczywistych działań w firmie z oficjalnymi procedurami i wytycznymi. To pomaga w zapewnieniu spójności i przestrzeganiu standardów.

Detektor awarii – identyfikuj problemy oraz niepotrzebne koszty zanim położą firmę

Kolejnym celem mapowania procesów jest identyfikacja problemów. Mapowanie ujawnia potencjalne obszary, które są źródłem problemów, opóźnień czy strat. To umożliwia zlokalizowanie punktów, w których dochodzi do przestoju, niedociągnięć lub zbędnych kroków, które obniżają efektywność i wydajność firmy. Wizualizacje procesów pozwalają zidentyfikować krytyczne punkty, czyli etapy, które mają szczególnie duży wpływ na jakość lub czas realizacji zadania. Te kluczowe punkty są często źródłem problemów, awarii lub opóźnień. Mapowanie procesów pozwala też:

Wykryć przestoje i nadmierne koszty, których eliminacja wpływa na oszczędności i poprawę rentowności przedsiębiorstwa.
Wykryć miejsca, w których mogą występować błędy, braki lub nieprawidłowości. To pozwala na szybką interwencję w celu poprawy jakości i zapewnienia wysokiego standardu usług lub produktów.
Zrozumieć opóźniania: Często w organizacji występują opóźnienia w realizacji zadań, które mogą wpływać na terminy dostaw lub usług. Mapowanie procesów umożliwia zrozumienie przyczyn tych opóźnień i szukanie rozwiązań mających na celu ich wyeliminowanie.
Zidentyfikować nieefektywne praktyki, nieodpowiednie narzędzia czy brak automatyzacji.
Odkryć niejednoznaczności i brak koordynacji, na przykład niejasność w zakresie odpowiedzialności czy komunikacji między zespołami. To pomaga w określeniu, gdzie należy wzmocnić współpracę lub poprawić przepływ informacji.

Co zyskujemy dzięki mapowaniu procesów?

Optymalizację działań: Gdy zrozumiemy, jak działa firma, możemy zidentyfikować możliwości usprawnień. Usunięcie zbędnych kroków, zmniejszenie liczby odbiorców w procesie czy skrócenie czasu trwania operacji może znacznie poprawić efektywność firmy.
Wdrażanie zmian i doskonalenie: Mapowanie procesów jest kluczowym narzędziem, gdy firma chce wdrożyć zmiany organizacyjne, implementować nowe technologie lub doskonalić swoje działania. Umożliwia to śledzenie wpływu zmian na procesy i efektywność firmy.
Zwiększenie kontroli: Przez zrozumienie i zmapowanie procesów firma może lepiej kontrolować swoje działania, identyfikować potencjalne ryzyka oraz monitorować postępy w osiąganiu celów.
Standaryzacja i szkolenia: Mapowanie procesów ułatwia standaryzację działań i procedur w firmie. To z kolei umożliwia łatwiejsze przekazywanie wiedzy i szkolenia nowych pracowników, a także zwiększa spójność i jakość wykonywanych czynności.
Komunikacja wewnętrzna: Mapowanie procesów pomaga w lepszej komunikacji między różnymi działami firmy, a także umożliwia przedstawienie całemu zespołowi, jak ich praca wpisuje się w większy kontekst działania organizacji.

Mapowanie procesów to jeden z obowiązkowych punktów agendy szkoleń i warsztatów prowadzonych przez JBS Europe. Na tym etapie pracy warsztatowej zespołów zazwyczaj wychodzi dużo „zgrzytów”. Podczas naszych szkoleń pomagamy pogłębić opis procesów. Nasi konsultanci, osoby z doświadczeniem praktycznym w firmach produkcyjnych, drążą tematy, które pozornie błahe, okazują się istotne. Doświadczenie z wielu branż pozwala im wykryć i nazwać punkty zapalne, o których klienci nawet nie wiedzieli. Na podstawie stworzonych podczas warsztatów map procesów, wskazują też klientom obszary do łatwej i natychmiastowej optymalizacji.

Mapowanie procesów w firmie jest ważnym narzędziem zarządzania, które pomaga w zrozumieniu, optymalizacji i doskonaleniu działań, co przekłada się na efektywność, wydajność i konkurencyjność organizacji. Chcesz zobaczyć jak to działa w praktyce? Obejrzyj nasze nagranie i zapoznaj się z darmowym narzędziem do rysowania procesów.

Sprawdź jak możemy pomóc Twojej firmie https://jbseurope.pl/uslugi/